При внесении изменений в документ уполномоченным по качеству или другим лицом, полномочным вносить изменения, делается запись об изменении версии в таблице пересмотров документа. При этом в таблице пересмотра указывается основание для внесения изменений и их краткое содержание, а документу присваивается другой по порядку следования номер версии.
Обеспечение идентификации документа выражается в наличии на документах определенных обязательных реквизитов. Таких как:
- наименование организации,
- наименование вида документа,
- код документа,
- отношение документа к конкретному разделу стандарта ИСО 901:2000,
- разработчики, согласовавшие и утвердивший документ,
- дата утверждения документа,
- номер версии документа (подтверждает статус пересмотра документа),
- нумерация всех страниц документа и содержание основных реквизитов на каждой странице документа.
Данный перечень относится к документации СМК (руководству по качеству, документированным процедурам, документам, описывающим процессы, положениям о структурных подразделениях, должностных инструкциях, рабочих инструкциях). Записи содержат реквизиты в соответствии с оформлением конкретного вида документа, к которому относятся записи. И записям, и документации СМК для удобства их использования общепринято присваивать уникальные идентификационные коды документа или формы документа (для записей).
Наличие версий документа на местах их применения обеспечивается: