Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители. Это зависит от таких факторов, как: вид и размер организации; сложность и взаимодействие процессов; сложность продукции; требования потребителей; соответствующие обязательные требования; продемонстрированные; способности персонала; а также от глубины, до которой необходимо подтверждать выполнение требований к системе менеджмента качества.
Определение в ст. 3.7.2 ИСО 9000:2000 дает следующие примеры:
- бумажный носитель;
- магнитный носитель;
- электронный или оптический компьютерный диск;
- фотография;
- эталонный образец.
ПРИМЕЧАНИЕ [89]. К преимуществам документов на электронных носителях относится следующее:
- у соответствующего персонала всегда имеется доступ к новейшей информации;
- доступ и изменения легко осуществимы и контролируемы;
- распределение следует незамедлительно и контролируется с помощью опции печати твердой копии;
- имеется возможность дистанционного доступа к документации;
- удаление устаревшей документации просто и эффективно.
4.2.2. Руководство по качеству
Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:
а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;