-         корпоративной информационной системой;

-         печатными версиями документов в нужном количестве;

-         рассылкой документов в удаленные подразделения средствами МЭ ОиИсск и др.

Обеспечение наличия документов в местах их применения подтверждается в листе

рассылки каждого документа СМК. Лист рассылки должен содержать перечень структурных подразделений, которым должен пересылаться документ, каждой копии документа должен присваиваться уникальный номер, соответствующий порядковому номеру в листе рассылки документа, получение документа должна подтверждать подпись представителя подразделе­ния в листе рассылки оригинала документа.

Ответственность за наличие действующих версий документов на рабочих местах воз­лагается на руководителей подразделений. Контроль наличия версий документов на рабочих местах выполняет уполномоченный по качеству.

Актуализация внешних документов осуществляется постоянно — по договорам, абоне­ментам и т. п. и периодически — по разовым заявкам владельцев процессов в течение года.

Оформление заявок осуществляется ответственным исполнителем на бланке организа­ции или по форме, принятой в организации распространителя (продавца) документов. Одно­временно сотрудник регистрирует заявку в Таблице контроля выполнения заявок на внешние документы. Формирование заказов на приобретение документов осуществляется на основа­нии поданных заявок.

Поступившие внешние документы сортируются и идентифицируются, регистрируются в журнале контроля внешних документов, затем распределяются среди заявителей в соответ­ствии с заявками.