Документация системы менеджмента качества может включать определения терми­нов. Используемый словарь должен соответствовать стандартным терминам и определениям, которые упоминаются в ИСО 9000 или в словарях общего пользования.

Главные предназначения документации, которую ведет каждая организация, незави­симо от того, внедрила она у себя документально оформленную СМК или нет, следующие:

-             Передача информации. В качестве средства передачи информации, а также в каче­стве способа коммуникаций. Тип документации и степень документированности организа­ции зависят от характера продукции и услуг, природы процессов организации, степени фор­мализации системы коммуникаций, уровня коммуникативных навыков внутри организации, а также ее организационной культуры.

-             Подтверждение соответствия. В качестве свидетельства того, что запланирован­ное было действительно выполнено.

-             Распространение знаний. Надлежащим образом распространять и сохранять опыт организации. Типичным примером может служить техническая спецификация, которая мо­жет использоваться для разработки и проектирования новой продукции. Также в качестве накопления опыта организации могут быть использованы, например, приказы, распоряже­ния, протоколы, в которых содержатся материалы по выявленным проблемам и предлагае­мым решениям.

4.2.     Требования к документации

4.2.1.      Общие положения

Документация системы менеджмента качества должна включать:

а)           документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;