Шаг 6. Внедрение стандарта и системы менеджмента качества Если вы будете и дальше привлекать других сотрудников к внедрению системы менеджмента качества, то они, вероятно, будут развиваться вместе с системой и получать для этого необходимые исходные данные. Поэтому система менеджмента качества должна отражать реальное положение дел в организации, а не приводить к ненужному бумаготворчеству. Следует отметить следующие важные моменты.
• Не создавайте ненужные бумаги, формы отчетности и т. п. Изучите, что уже делается в организации, и составьте свои методики так, чтобы они отражали то, как делается та или иная работа, а не включали в них свои пожелания в отношении того, как ее следовало бы выполнять.
• Создавайте новые формы отчетности только в том случае, когда речь идет о выполнении работ, имеющих критически важное значение. Во многих случаях достаточно подписи исполнителя на уже существующей форме или небольшого ее дополнения.
• Помните о том, что отчетность необходима, если: возникла проблема;
появилось новое, хорошее предложение;
потребитель или сотрудник выразили потребность в некоторых действиях.
Примечание. Если организация принадлежит нескольким партнерам, то подобной отчетностью могут быть просто рабочие дневники, регулярно просматриваемые всеми партнерами. Затем они могут обсудить возникающие ситуации и согласовать необходимые действия.
• Для внедрения системы менеджмента качества необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к той документации, которая распространяется на их деятельность. Они должны иметь представление о том, как работает система и как, например, принятые методы управления документацией гарантируют, что сотрудники всегда располагают последними версиями документов, относящихся к выполняемой ими работе, и что они принимают решения на основе информации, соответствующей данному моменту.