Наличие документов позволяет легко контролировать действия работников, а наличие записей дает возможность сбора и хранения данных о ходе реализуемых процессов, сравне­ния результатов по предыдущим периодам.

В числе прочих, важными целями при пересмотре стандартов ИСО серии 9000 были

[81]:

-        разработать упрощенный набор стандартов, который одинаково отвечал бы по­требностям любых видов и размеров предприятий - малых, средних и крупных, а также ор­ганизаций сферы услуг;

-        добиться того, чтобы объем и характер необходимой документации в большей сте­пени отвечали целям и результатам работы организации по совершенствованию ее процессов.

Стандарт ИСО 9001:2000 значительно смягчает требования к документации и не яв­ляется столь регламентирующим, как его предыдущая версия 1994 года. Это позволяет ор­ганизации более гибко выбирать способ, которым она может документировать систему ме­неджмента качества (СМК). Теперь каждая организация может разработать минимальный объем документов, необходимый для того, чтобы продемонстрировать эффективность пла­нирования и контроля своих процессов, управления ими, а также эффективность внедрения и постоянного совершенствования своей СМК.

Систематизация документации по системе менеджмента качества обычно основы­вается либо на процессах организации, либо на структуре применяемого стандарта

по качеству, либо на их комбинации. Может также использоваться любая систематизация, удовлетворяющая потребностям организации.

Структура документации, используемая в системе менеджмента качества, может описываться как иерархия. Такая структура облегчает распространение, ведение и понима­ние документации.