Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия в целом и его производственных и вспомогательных подразделений, а также материал относительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденции развития этого предприятия. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется. Он должен охватывать те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования предприятия.
Движение любой информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.
На первом этапе происходит отбор передаваемых сведений, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным руководством или проводимым по собственной инициативе, произвольным или основывающимся на определенных правилах.
На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю (письменную, звуковую, графическую, табличную и др.). В соответствии с этим подбирается рациональный способ ее передачи: устный, письменный, с помощью различного рода сигналов или условных знаков.
На третьем этапе осуществляется передача информации. В случаях передачи крайне важной информации целесообразно производить это одновременно несколькими способами. Например, сначала можно позвонить по телефону, а затем послать подробное письмо. Помимо этого, такая информация может передаваться с периодическими повторами.
На четвертом этапе получатель принимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель данной информации обычно ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, под которой понимается сигнал, подтверждающий факт получения сообщения и степень понимания или непонимания его смысла, а также принятия или отклонения присланного сообщения.