Общие положения документирования системы менеджмента качества изложены в ИСО 9000:2005 и ИСО/ТО 10013.

ИСО 9000:2005

2.7.1  Значение документации

Документация дает возможность передать смысл и последовательность действий. Ее применение способствует:

а)  достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;

б)  обеспечению соответствующей подготовки кадров;

в)  повторяемости и прослеживаемости;

г)  обеспечению объективных свидетельств; и

д)         оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.

Разработка документации не должна быть самоцелью, должна добавлять ценность.

Документация в системе менеджмента качества создается для того, чтобы спланиро­ванные оптимальные и рациональные действия, объединенные в процессы, были описаны и использовались работниками для того, чтобы выполнять однородную работу одинаково, с предсказуемой результативностью и эффективностью. Каждый работник имеет необходи­мую документацию на своем рабочем месте, пользуется ей в процессе выполнения работы. Следует отметить, что наличие документации, описывающей процессы, существенно уменьшает период адаптации новых работников.

Документация СМК состоит из двух больших групп документов - документов, опи­сывающих деятельность системы, и записи - документы, в которых фиксируются данные о ходе процесса и выполнении установленных требований к качеству. Документы, описываю­щие деятельность, изначально разрабатываются с учетом требований потребителей и требо­ваний к качеству, как системы, так и продукции.

Работа по разработанным документам, описывающим деятельность, позволяет всем работникам освоить наиболее оптимальные и рациональные методы работы, а также выпол­нять действия качественно.