Контроль актуальности внешних документов производится уполномоченным по каче­ству.

Процедурой «Управление документацией» должен быть предусмотрен механизм изъ­ятия отмененных документов из мест их использования. Если есть необходимость оставить старые версии документов на рабочих местах, в этом случае должен быть определено место хранения отмененного документа, отличное от места хранения действующего одноименного документа. Так же отмененный документ должен быть отмечен какой-либо надписью, сооб­щающей об этом, например, «отменен, дата отмены».

4.2.4.  Управление записями

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении определении сроков сохранения и изъятии записей.

Документированной процедурой устанавливается порядок управления записями в системе менеджмента качества. Процедура выполняется владельцами процессов, руководи­телями подразделений и менеджерами проектов при производстве продукции и управлении процессами СМК [68].

Процедура может выполняться с использованием корпоративной информационной системы и применением автоматизированной системы управления документацией.

Идентификация записей представляет собой присвоение каждой форме записи опре­деленного кода, который может содержать в себе: наименование вида документа, отношение формы документа к конкретному документу системы менеджмента качества и/или отноше­ние к разделу Руководства по качеству, а также порядковый номер по журналу регистрации.